vendredi 20 août 2010

Une présentation réussie (Suite article 28 Juillet)

Aujourd'hui je vais vous donner quelques commentaires sur l'étude de cas qui avait été donnée le 28 Juillet Vers article 28 Juillet

Vous êtes chef de projet et vous devez présenter à la direction générale le projet afin d'obtenir leur accord pour sa poursuite et l'allocation des fonds nécessaires. Vous êtes en pleine présentation et soudain vous réalisez que votre auditoire devient inattentif et que les participants discutent entre eux. Vous avez perdu leur attention. Qu'a t-il pu se passer ? Pouviez vous anticiper cet évènement et mettre en place les mesures nécessaires pour qu'il ne se produise pas ?

Voici une des explications possibles et ce que vous auriez pu faire pour que votre présentation soit un succès

1. Dans votre présentation il y avait une phrase qui donnait l'impression d'être une contrepèterie
2. Le directeur général qui assistait à la présentation a une passion pour les contrepèteries et se vante de toujours les trouver
3. Quand il a vu la phrase qui donnait l'impression d'être une contrepèterie, il a cherché la solution ...et ne l'a pas trouvée
4. Malheureusement le directeur général ressemblait plus au "pointy haired boss" de Dilbert qu'à un vrai manager tel que formé dans les écoles idoines et il a mobilisé toute l'assemblée pour demander si quelqu'un trouvait la solution.
Vous aviez perdu l'attention de votre audience...avec des conséquences qui peuvent varier grandement...

Scénario fantaisiste ? Peut être mais qu'auriez vous pu faire pour l'éviter ?
1. Avez vous identifié les risques? Sans doute, avez vous identifié les risques liés au projet! Vous êtes après tout un chef de projet saisonné! Mais avez vous identifié les risques liés à la présentation? Avez vous mis en place toutes les mesures auxquelles vous avez pu penser pour une présentation sans à coup et qui sera un succès? Il est dommage quand on a travaillé des mois sur un projet de le mettre en danger parce que on n'a pas passé une paire d'heures à identifier les risques liés à la présentation et mis en place des mesures pour essayer de les éviter.

2. Connaissiez vous votre audience ? Saviez vous que le directeur général avait une passion pour les contrepèteries?

Pour l'item 1, vous avez reconnu la bonne vieille loi de Murphy. Si votre directeur général a une passion pour les contrepeteries, il y aura dans votre présentation une phrase qui donnera l'impression d'être une contrepèterie...et cela aura les conséquences les plus graves car le directeur général, tel le boss de Dilbert ne peut pas gérer plus d'une idée à la fois et se concentre sur ses préoccupations propres sans se soucier de celles de ses collaborateurs.

Pour l'item 2, comment pouvez vous connaître mieux votre audience, leurs préférences et les lubies du directeur général? Comment pouvez vous présenter les choses d'une manière qui aura le plus fort impact? Nous entrons ici dans le domaine de la "gestion des parties prenantes" (Stakeholders management). Dans ce domaine comme dans beaucoup d'autres tout ce que vous avez pu apprendre par sérendipité sera fort utile! Avez vous déjà discuté avec la sécrétaire du directeur général quand vous l'avez rencontrée à la photocopieuse?

Dans un prochain article, je commenterai plus en détails la gestion des parties prenantes mais avant de vous quitter pour aujourd'hui, examinons ce qui aurait pu se passer dans un monde idéal. Pendant la présentation, vous constatez que vous êtes en train de perdre l'attention de l'audience. Vous interrompez la présentation et demandez ce qui se passe. Le directeur général -qui a suffisamment confiance en ses capacités pour oser dire la vérité- répond franchement qu'il cherche s'il y a une contrepèterie dans la présentation. Vous examinez ensemble la phrase en question, décidez en commun qu'il n'y a pas de contrepèterie cachée et l'esprit libre, la présentation peut se poursuivre...et vous obtenez l'accord pour la poursuite du projet et les félicitations du jury.
Dommage que le monde réel ressemble assez peu souvent au monde idéal (Le Graal du management!)

Allez, ciao bonsoir...vous pouvez arrêter la lecture de ce blog et reprendre vos activités normales en attendant (avec impatience?) la suite des aventures passionnantes d'un candide au pays du management et de l'organisation.

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