jeudi 21 octobre 2010

Plus efficace en deux minutes

Carpe diem

Deux minutes pour être plus efficace, c'est bien sur une boutade ! mais connaître et appliquer la règle des deux minutes peut singulièrement améliorer votre efficacité professionnelle et personnelle. Toute tâche qui demande moins de deux minutes à réaliser doit être faite en priorité. Cela peut sembler paradoxal mais c'est du pur bon sens.


Je n'ai pas retenu grand chose de mes études mais je me souviens toujours d'un conseil donné par mon professeur en recherche opérationnelle. "Toujours faire en priorité les actions courtes".
J'ai repensé à ce conseil en lisant une des 10 citations "du gourou de l'efficacité, David Allen" telles que citées par le e magazine Le Journal du Net Management
Deux minutes top chrono.
Il conseille de traiter immédiatement tout E mail dont le traitement nécessite moins de deux minutes.

Cela peut apparaître paradoxal car on nous a toujours appris à distinguer l'important de l'urgent et à fixer les priorités plutôt en fonction de l'importance que de l'urgence. Mais pour les tâches de courte durée, ce n'est pas nécessairement la meilleure chose à faire.

Prenons un exemple

"Vous recevez un courrier qui vous propose de vous abonner à une revue à un tarif préférentiel. Vous avez le choix entre deux possibilités
a. Vous mettez le courrier de coté en vous promettant de le traiter plus tard. Il est en attente dans votre courrier à traiter et vous allez plusieurs fois tomber dessus quand vous cherchez ce que vous avez à faire et chaque fois, vraisemblablement vous allez le laisser dans la corbeille car ce n'est pas votre sujet en cours.....
b. Vous parcourez rapidement l'offre et décidez sur le champ si elle vous intéresse. Si elle ne vous intéresse pas, vous la jetez immédiatement. Si elle vous intéresse, vous remplissez le formulaire, faites le chèque et mettez le tout dans une enveloppe. Vous y avez passé moins de deux minutes et n'aurez plus à classer, traiter, revoir, vous souvenir de cette tâche pendante. Au total vous aurez sans doute économisé beaucoup plus que les deux minutes que vous avez passé à traiter immédiatement la tâche.

Si vous pensez au nombre de tâches que vous pouvez faire en moins de deux minutes au lieu de les laisser en attente et d'avoir à les gérer....

Pour résumer vous n'avez que deux questions à vous poser
- Est ce que je dois ou souhaite faire cette activité ? Si non, oubliez la et débarrassez vous de tout ce qui la concerne
- Puis je la faire en moins de deux minutes? Si oui, faites la.

Appliquez cette règle...et vous constaterez que votre corbeille de courrier et tâches à traiter diminue fortement ...et que vous aurez plus de temps pour gérer les tâches importantes

Allez, ciao, bonsoir...vous pouvez arrêter de lire ce blog...et retourner à vos activités normales.

PS: Pourquoi vouloir améliorer son efficacité dans sa vie personnelle ? Pour avoir plus de temps à consacrer à ne rien faire ou à faire des choses que nous aimons.
Carpe diem

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