lundi 20 décembre 2010

Un feu d'artifice de méthodes de management (Billet 1/4)

Manager, c'est mettre en musique les moyens et méthodes
requis pour atteindre les objectifs
J'aime les défis et les tâches qui "bousculent" les neurones, mais parmi tous ceux que j'ai eu à affronter dans mon parcours professionnel, une mission reste dans ma mémoire comme celle qui m'a le plus empêché de dormir la nuit. Et paradoxalement, presque 10 ans après c'est une de celles dont je me remémore avec le plus de plaisir. En effet je pense que pour la réaliser, il a fallu mettre en oeuvre toutes les facettes du management : une organisation sans faille, une bonne identification et gestion des risques, des méthodes créatives et innovatrices, des outils et méthodes de conduite du changement, de la pédagogie et de l'anticipation. Pour en savoir plus, suivez moi!

Nous sommes en Septembre 1999. La mission (le projet) dont je viens d'hériter a le mérite d'être claire et concise même (et surtout) si elle n'est pas très détaillée. Concevoir, organiser et coordonner les formations au nouveau système informatique planifié pour un démarrage le 1er Avril. Les formations devront être réalisées sur une durée de 3 mois de Janvier à Mars 2000, juste après avoir terrassé la "grande peur du passage à l'an 2000"!.

Dans ce billet et les suivants nous détaillerons comment ce projet fut réalisé, quelles méthodes furent utilisées et nous mettrons en lumière quelques enseignement généraux que l'on peut en tirer

Mais il ne s'agissait pas de n'importe quelle formation informatique! Il faut former en 3 mois 1400 utilisateurs du nouveau système informatique intégré couvrant tous les métiers et toutes les disciplines et qui est prévu de démarrer le 1er Avril 2000 (Note pour initiés : c'était la première installation du progiciel SAP). Des modules de formation spécifiques ont été spécialement conçus en vue d'adapter finement les formations aux postes et responsabilités de chacun. Il y a donc au total 45 modules de formation différents d'une durée chacun de 1 à  5 jours. Une même personne peut avoir à suivre de 1 à 3 modules.

Dès les premières réflexions et analyses, l'équipe identifia
  • 1. Quatre grandes tâches nécessaires pour réaliser ces formations
    • 1.1. Mettre en place les salles de formation et le matériel informatique requis
    • 1.2. Trouver et former suffisamment de formateurs
    • 1.3. Affecter et planifier les formations à suivre pour chacun des 1400 utilisateurs
    • 1.4. Conduire les formations
  • 2. Une contrainte de ressources limitées. il y avait tellement de projets en cours à cette époque que très peu de personnes pouvaient être libérées sur ce projet: deux techniciens à plein temps, un assistant de formation à mi temps et moi même à environ 20%.
  • 3. Et deux risques majeurs (en plus des risques inhérents à tout projet)
    • 3.1. L'absentéisme potentiel des personnes inscrites aux formations. Pour des raisons d'efficience, les salles et équipements informatiques installés seraient juste suffisants pour former 1400 personnes sur la période de 3 mois. S'il y avait un taux d'absentéisme de 20% ou plus comme souvent constaté en moyenne sur les formations, 3 semaines supplémentaires au delà des trois mois seraient nécessaires pour former tous les utilisateurs, ou autrement dit un utilisateur sur 5 ne serait pas formé lors du démarrage du 1er Avril 
    • 3.2. La non acceptation du système par les utilisateurs et/ou l'utilisation inefficace et peu efficiente du système après démarrage. A l'époque de ce démarrage SAP avait la réputation d'être un logiciel compliqué, inefficace, lourd et inflexible. Beaucoup d'utilisateurs devraient renoncer aux logiciels "conviviaux" qu'ils utilisaient, voir accroître temporairement leur charge de travail pour un résultat qui dans un premier temps serait certainement d'une qualité et efficacité inférieures. En plus en tant que logiciel intégré toute information manquante ou erronées dans un maillon de la chaîne de production se répercuterait sur tous les corps de métier. D'autres utilisateurs devraient abandonner des procédures manuelles et utiliser beaucoup plus fréquemment et plus systématiquement l'informatique pour réaliser leurs tâches.  
La première tâche, "Mettre en place les salles de formation et le matériel informatique requis", ne posait pas de problèmes particulier pour une organisation habituée à édifier et modifier des unités pétrochimiques. Toutes les compétences et méthodes de travail étaient directement disponibles sur site pour définir le projet et le réaliser suivant le calendrier requis. La seule particularité fût que la plupart des équipements ne devaient être utilisés que pour période de trois mois et qu'en conséquence beaucoup furent loués (16 "Algecos", 120 PCs, les chaises tables, etc  ) ou installés temporairement (Lignes téléphoniques, électriques et informatiques)

Toutes les autres tâches, contraintes et risques étaient beaucoup plus compliquées ou complexes à gérer et à mettre en oeuvre (Sur ce sujet, je ne peux que vous conseiller de vous reporter à mes billets précédents sur compliqué et complexe) . A cette occasion, des méthodes innovatrices ou inhabituelles ont du être définies et utilisées pour atteindre les objectifs de la mission en temps et en compétence. Dans les prochains billets nous détaillerons ce qui a été fait et qui nous permettra d'illustrer quelques principes fondamentaux du management.

J'ai peur dans ce billet d'avoir été très austère (et mon camarade VERMOT aurait ajouté "Tant va la bûche au stère qu'à la fin elle se brûle"), aussi vais-je vous quitter pour aujourd'hui sur cette touche de sérieux et de gravité. Vous pouvez retourner à vos occupations ou m'envoyer un commentaire. C'est votre choix. Ciao, bonsoir.

P.S.: J'ai un rêve d'un monde où chacun de mes billets serait l'objet d'une lecture passionnée par des lecteurs enthousiastes qui m'enverraient une foule de commentaires. Ainsi nous pourrions échanger et nous enrichir mutuellement de nos expériences et questionnements pour progresser de concert ( D'où la photo en tête de cet article - et comme dirait le cousin belge de mon camarade VERMOT qui est cuisinier à Liège,  "L'oignon fait la farce")

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