jeudi 30 décembre 2010

Une symphonie de méthodes de management (2/4)

Manager pour ne pas sombrer...
Il faut former en 3 mois 1400 utilisateurs du nouveau système informatique intégré couvrant tous les métiers et toutes les disciplines. Dans le précédent billet "Un feu d'artifice de méthodes de management", nous vu que les problèmes purement logistiques et matériel ne posaient pas de problèmes. Dans ce billet nous allons exposer les problèmes qui se posaient pour les autres tâches à réaliser et les risques à manager dans un contexte de ressources limitées. Les prochains billets décriront les solutions qui ont été mises en oeuvre ainsi que les enseignements que l'on peut en tirer.

Restaient 3 tâches principales : trouver des formateurs, planifier et inscrire les personnes à former, assurer l'homogénéité des formations. Tout ceci dans un contexte de ressources limitées avec deux risques principaux à manager : personnes non formées à temps si fort absentéisme et utilisation inefficace du système après démarrage.
  • Comment trouver un nombre suffisant de formateurs ? Les seules personnes disponibles qui connaissaient le logiciel étaient 4 personnes de l'équipe projet qui pouvaient être mises à notre disposition pour 1 ou 2 mois. Former 1400 utilisateurs en 3 mois, à raison de 10 formés par salle, de 2 formateurs par session de formation et d'une durée moyenne de formations de 3,5 jours par utilisateurs, le calcul était vite fait ! Il fallait 15 formateurs à temps plein ou une quarantaine à tiers temps et qui connaissaient le domaine technique concerné. Où les trouver? Comment les former?
  • Comment avec des ressources limitées gérer la complication de planifier les formations pertinentes pour chacun des 1400 utilisateurs?. C'est cette tâche qui m'a le plus empêché de dormir sereinement la nuit. Comment faire? En fonction du poste occupé nous pouvions définir quelles formations chacun des 1400 utilisateurs devait suivre mais ensuite comment planifier les 45 différents modules de formation et affecter les personnes concernées en fonction de leurs disponibilités? 
  • Comment assurer l'homogénéité des formations ?
  • Comment avoir un taux d'absentéisme faible aux formations? Pour former tous les utilisateurs à temps pour le démarrage il fallait viser un taux d'absentéisme proche de 0 alors que le taux moyen d'absentéisme aux formations était d'entre 20 et 30% ?
  • Comment s'assurer que ce logiciel serait utilisé suffisamment efficacement après démarrage pour permettre le fonctionnement normal des divers processus techniques et graduellement accroître les compétences des utilisateurs pour profiter des possibilités du nouveau logiciel ?
Amis lecteurs, quels moyens auriez vous mis en oeuvre pour répondre à ces 5 questions? Dans les prochains billets je vous décrirai comment nous avons fait et les enseignements que j'en ai tiré.

Vous, de votre coté, pourrez sans doute imaginer des meilleurs solutions et idées. D'après mon expérience, "On peut toujours faire mieux: il suffit de trouver comment!" Mais par ailleurs, si on veut agir et pas seulement réfléchir, il faut décider quand on arrête de chercher des meilleures solution et que l'on met en oeuvre celles que l'on a déjà trouvées. Et dans ce cas il faut mettre en oeuvre, sans état d'âme et sans regrets car "Si on n'a qu'une solution c'est forcément la meilleure".  Le management c'est comme le jeu télévisé du siècle dernier: il faut la tête et les jambes.

Voila je pense que ce sera tout pour cette année. Vous pouvez reprendre vos activités festives jusqu'à l'année prochaine. Ciao, Bonsoir.

P.S.: Pour souhaiter la fin de l'année, il est de coutume en Provence de souhaiter "un bon bout d'an". Et mon camarade VERMOT est ravi quand il neige car cela lui permet de dire que pour le réveillon il a eu un "bon bout d'an blanc!. Bon appétit.

P.S.2: Savez vous aussi que dans les crèches provençales il y a un santon qui représente le "simplet" du village et qui s'appelle le "Ravi". Faut-il en déduire que mon camarade VERMOT est simplet? Cela serait trop simple!

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