mercredi 5 janvier 2011

Une ribambelle de méthodes de management (3/4)

Arrangement naturel ou soigneusement managé?
Nous voici en 2011! Je vous souhaite de ne pas avoir pris trop de "bonnes" résolutions que vous n'avez pas vraiment la volonté de faire ou que vous ne tiendrez pas. A ce sujet je vous renvoie aux billets sur la différence entre travail  et  activités.

Ce billet est le troisième d'une série de 4 et est la suite de un feu d'artifice et une symphonie de méthodes de management.

Pour trouver les formateurs et organiser les formations nous avons du combiner des simplifications, de la délégation de tâches et la mise en place de méthodes innovatrices ou inhabituelles. C'est ce dont nous allons parler dans ce billet. Le prochain billet abordera la gestion des risques spécifiques.

Pour trouver un nombre suffisant de formateurs, nous ne pûmes imaginer qu'une seule possibilité: nous débrouiller en nommant des personnes en interne pour assurer les formations. Ces personnes ne pourraient  pas être détachées à plein temps et elles devraient continuer à assurer un minimum de leurs activités habituelles pendant les formations: nous nous engageâmes donc sur la voie des 40 formateurs à tiers temps.
  • Pour apprendre l'utilisation du logiciel, ces 40 personnes seraient formées par les 4 personnes de l'équipe projet qui pouvaient être rendues disponibles pendant 1 à 2 mois.
  • Un consultant externe pouvait être sélectionné pour animer des formations et inculquer aussi aux 40 personnes les notions minimum de pédagogie requises pour animer elles même des formations.
Nous décidâmes donc de procéder ainsi suivant le principe de bon sens que "Quand on a une seule solution, c'est forcément la meilleure".
Les chefs de département des divers domaines techniques concernés furent donc invités à nommer parmi leurs équipes le nombre requis de personnes pour être formateurs. Conformément au plan, ces futurs formateurs furent eux même formés au logiciel et à la pédagogie en Octobre et Novembre et ces 40 formateurs fraîchement qualifiés purent assurer toutes les formations requises pour les 1400 utilisateurs de Janvier à Mars. Un des chefs de département, nomma systématiquement les "managers", ceux qui encadraient des équipes, comme formateurs. Nous expliquons ci après pourquoi ce fut le meilleur choix qui put être fait.

Pour programmer les formations et planifier les personnes à former, nous devions faire face à deux éléments de complication: le grand nombre de formations différentes (45) et le grand nombre d'utilisateurs (1400). Pendant des jours, j'ai tourné et retourné le problème dans tous les sens sans trouver de solution, quand une nuit je me suis réveillé et j'ai eu une révélation "Il faut simplifier!".
  • Simplifier en réduisant le nombre de formations. L'équipe projet avait travaillé très finement pour définir 45 formations différentes pour adapter très exactement chaque formation aux besoins de chaque poste. Cependant nous pouvions "fondre" une vingtaine de ces formations en une seule de 5 jours qui couvrirait tous les besoins d'une vingtaine de postes différents dans le domaine de la maintenance. Le seul inconvénient était que certaines personnes seraient formées à des fonctions du logiciel qu'elles n'avaient pas à utiliser dans leur poste. Nous estimâmes à maximum 20% le pourcentage de ces fonctions inutiles pour certaines personnes et nous décidâmes de procéder ainsi. Environ 400 des utilisateurs devraient suivre cette formation de 5 jours  et ce coeur de formation constituait à lui seul 50% des journées de formation à programmer. Ainsi 5 formations de ce type furent programmées chaque semaine pendant 2 mois et demi (en réduisant le nombre de formations pendant les vacances scolaires de Février)   Programmer les environ 15 formations restantes devenait subitement beaucoup plus simple et pu être réalisé par deux personnes en quelques heures
  • Simplifier et déléguer en mettant en place un système pour permettre aux utilisateurs de planifier eux même leurs dates de formation. Nous programmerions le nombre de formations nécessaires basé sur un taux d'absentéisme maximum de 5%, nous donnerions à chaque futur utilisateur une liste des formations auxquelles il devait s'inscrire en fonction de son poste et l'inviterions à s'inscrire lui même aux dates qui lui convenaient  Nous transformions ainsi la gestion compliquée de 1400 utilisateurs à planifier en la gestion simple de chacun des 1400 utilisateurs ayant à planifier ses quelques formations.
    .
  • Simplifier et automatiser en mettant en place des outils automatiques pour faire les mailings, permettre aux utilisateurs de s'inscrire eux même et faire des relances quand les utilisateurs ne s'étaient pas encore inscrits aux formations prévues. Pas d'applications compliquées qu'il aurait fallu développer mais des utilisations flexibles de EXCEL et quelques éléments de code HTML pour l'inscription sur le WEB interne. Un tableau maître contenant pour chacun des 1400 utilisateurs la liste des formations qu'il devait suivre. Ce tableau fut utilisé pour faire des mailings et envoyer à chaque personne les instructions pour s'inscrire aux formations prévues pour lui. La comparaison de ce tableau avec le tableau extrait du WEB des personnes déjà inscrites permettait d'identifier les personnes non encore inscrites aux formations et faire des relances si besoin.
    .
  • Simplifier en précisant une fois pour toute et sans aucune ambiguïtés les "règles du jeu" pour ne pas avoir à discuter et négocier au cas par cas les dates de formation.  "Si vous vous inscrivez dans les premiers, vous aurez le choix des dates. Si vous êtes parmi les derniers à le faire, vous pourrez avoir à suivre une formation à une date qui ne vous convient pas et ce n'est pas discutable" et pour donner plus de poids à cette règle nous l'avions fait approuver par le directeur concerné..
Quelles enseignement peut-on tirer?
  • La première solution qui peut venir à l'esprit (dans le cas présent prendre des spécialistes du logiciel pour assurer des formation au logiciel) souvent n'est pas la meilleure solution. Prendre des praticiens des domaines techniques concernés et les former au logiciel s'est, en rétrospective, révélé être une bien meilleure solution. Ces praticiens furent capables d'apprécier beaucoup plus facilement ce qui était le plus important dans le nouveau logiciel et ce qui allait le plus changer les habitudes. Pendant les formations il ont pu insister sur ces points et répondre aux questions diverses sur le logiciel et les processus techniques et ainsi renforcer leur crédibilité et l'efficacité de leurs messages.
    .
  • Il ne faut pas hésiter à faire sauter nos barrières mentales (Dans le cas présent, prendre des managers, "les personnes les plus occupées dans l'organisation", pour former et, ce faisant, les occuper 1/3 de leur temps pendant environ 4 mois).. Réfléchir et mettre en oeuvre des solutions inhabituelles est couramment appelé réflexion et solution "Out of the box" (Hors du cadre habituel)
    Les managers qui pour les besoins de leur poste allaient utiliser moins fréquemment le nouveau logiciel ont néanmoins pu être parfaitement formés à ce nouveau logiciel. Il ont ainsi pu apprécier les possibilités et les limites et se sont révélés capables ensuite de s'assurer que le logiciel était utilisé de manière optimale par leurs équipes et ont pu continuer à conseiller et former les utilisateurs parmi leurs équipes. De plus les managers, habitués à la conduite d'équipes, ont souvent de bonnes capacités pédagogiques et de formateurs.
    Une bonne pratique aurait été de définir d'abord les fonctions dont on avait  besoin et ensuite seulement de chercher une solution qui satisfasse ces fonctions (voir billet fonction) . Je dois reconnaître que dans le cas du logiciel, comme souvent dans des situations réelles, nous n'avons pas eu ce réflexe et sommes arrivés à une bonne solution un peu par hasard et poussé par la pénurie de ressources.
    .
  • Je simplifie, tu simplifies, il simplifie,.....Il faut simplifier. Toutes les organisations que j'ai connues parlent de simplifier et des vertus de la simplification mais ont beaucoup de peine à pratiquer cette "vertu". Laissés à elles mêmes, les organisations, les méthodes et les personnes ont tendance à accroître la complication en rajoutant des éléments, souvent pour apporter des améliorations. De temps en temps il faut remettre les "pendules à l'heure" et revenir aux fonctions de base pour se simplifier la vie. Dans le cas présenté cela consistait à ignorer le travail fait par l'équipe projet pour définir très finement des formations complètement adaptées aux divers postes et se contenter d'une formation uniforme qui pouvait contenir des éléments inutiles pour certains postes mais qui avait le mérite d'être beaucoup plus simple à planifier. Simplifier c'est souvent la règle des 80/20: (80% des fonctions sont assurées par 20% du travail, 80% de la valeur ajoutée est générée par 20% des marchés,..). Dans ce cas, et quand on le peut, il suffit de viser le 80% et non le 100% pour se simplifier la vie.
    .
  • On peut déléguer ou décentraliser la plupart des tâches et activités sous deux conditions
     - préciser clairement les règles et principes qui géreront les interfaces et les relations entre les divers partis
     - mettre en place les contrôles adéquats pour s'assurer que les tâches déléguées ou décentralisées progressent suivant les plans. Dans le cas présent, identifier les personnes non inscrites aux formations et envoyer des relances si nécessaire assurait ce contrôle.
A la ré lecture, je m'aperçois que ce billet est plus long que d'habitude. J'espère que néanmoins vous y avez trouvé quelque intérêt. Dans de prochains billets nous reviendrons sur certains des concepts évoqués ci dessus. Ce sera tout pour aujourd'hui. Vous pouvez retournez à vos activités habituelles. Simplifiez, simplifiez, il en restera toujours quelque chose. Ciao, bonsoir.

 P.S.1: Simplification mode d'emploi. Il faut se forcer à avoir un sursaut d'énergie et de volonté et décider de simplifier. C'est l'étape la plus difficile: il est tellement plus facile de suivre le flot!. Ensuite d'après mon expérience "On peut toujours simplifier. Il suffit de trouver comment" et de le mettre en application.

P.S.2: Avez vous noté comme souvent -une fois trouvées- les bonnes solutions à un problème apparaissent "évidentes" et de bon sens. C'est dommage qu'il faille très souvent passer autant de temps et d'effort pour les trouver!

Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire