vendredi 11 mars 2011

Réduire les risques pour atteindre les objectifs (Simplifier sans risques 2/3)


Les Canadairs à l'assaut du feu...
 Dans le précédent billet (Simplifier sans risques) nous avons tenté de définir ce qu'étaient les risques pour une Entreprise et comment les risques ne pouvaient être définis que par rapport aux objectifs que cette Entreprise souhaitait atteindre. D'après notre définition les risques sont les évènements qui, s'il se matérialisent, ont un effet négatif sur l'atteinte des objectifs. Pour réduire la probabilité pour cet évènement de se produire et donc d'avoir un impact significatif sur l'atteinte des objectifs, une Entreprise peut mettre en place des moyens de contrôles qui peuvent réduire la probabilité pour cet évènement "redouté" d'arriver ou s'il arrive de limiter l'impact. Savoir quand mettre en place ces moyens de contrôles et donner quelques guides sur les moyens de contrôles adéquats constitue l'objet de ce billet.

Il n'y a pas de situations sans risques, et il n'y a pas d'actions possibles sans prise de risques. Tout ce qui peut être fait c'est apprendre à identifier les risques et à les gérer au mieux pour qu'ils aient l'effet minimum sur l'atteinte des objectifs.
  • Les risques peuvent être liés à l'opération même de l'Entreprise (Risque de perte de clients et de marchés, risques d'accidents, risques environnementaux, risques sociaux, risques de fraudes, risques de non paiement,etc..).
  • Ils peuvent aussi venir de changements dans l'environnement extérieur (Nouvelles réglementations, apparition d'une nouvelle technologie, montée en puissance de concurrents, baisse des prix de vente ou augmentation des coûts, etc)
1. Recensement des risques : c'est l'une des étapes les plus délicates car cela exige des capacités  d'anticipation et d'imagination: Il faut parvenir à recenser tous les risques pertinents sans se laisser submerger sous les centaines de risques mineurs qui seront traités au fur et à mesure via les méthodes de travail et processus opérationnels. Un bon moyen d'arriver à cet équilibre est de recenser les risques en utilisant des méthodes structurées de créativité. Ce recensement ne sera sans doute pas exhaustif: en conformité avec la loi de Murphy certains risques très pertinents seront sans doute oubliés. Mais, au moins, si la majorité des risques pertinents ont été identifiés et si besoin gérés, l'organisation aura plus de ressources et de facilités pour gérer, si ils surviennent, les quelques risques ayant échappé au recensement. Nous reviendrons sur la Loi de Murphy dans un prochain billet.


2. Évaluation des risques: après avoir recensé les risques, vient l'étape d'évaluation de ces risques. Il s'agit d'évaluer l'effet  qu'aurait ce risque sur les objectifs de l'Entreprise si il se matérialisait.  Cette évaluation se fait à travers l'estimation des deux composantes du risque: la probabilité d'occurrence et l'impact sur les objectifs.
  • La probabilité d'occurrence du risque peut être évaluée
    • soit à partir de bases statistiques -le cas le plus facile mais assez peu fréquent en particulier pour tout ce qui concerne les domaines les plus "soft" de l'organisation, stratégie et management.
    • soit devra être approchée en utilisant au mieux l'expérience et le jugement. Dans ce cas on peut utiliser des échelles approximative (Peu probable à très probable, probabilité de 1 à 5, tant de fois par mois ou par an, etc.) ou comparer et classer entre elles les probabilités d'occurrence des divers risques. L'important à ce stade est de confronter les points de vue, expérience et jugement des personnes pertinentes et de commencer à identifier des moyens qui pourraient être mis en oeuvre pour réduire cette probabilité d'occurrence si dans l'étape suivante il est décidé de réduire le risque.
  • L'impact du risque, si il se matérialise, sur un ou plusieurs des objectifs de l'Entreprise est en général plus facile à évaluer. Quelle baisse du chiffre d'affaires si l'Entreprise perd un gros client ou un marché ? Quel impact sur la production suite à une accident? Quelle perte d'image en cas d'atteinte à l'environnement? etc.  

3. Définition et mise en place des moyens de contrôle pertinents et adéquats.
  • Quand mettre en place des moyens de contrôle et de réduction des risques ? Avoir des moyens de contrôle du risque en place demande du travail et des ressources pour l'Entreprise, que ce soit pour la mise en place aussi bien que pour l'opération de ces contrôles. On ne doit donc pas mettre en place des moyens de contrôle pour tout risque recensé mais les mettre en place seulement quand ils sont pertinents et adéquats.  Donc mettre des moyens de contrôle efficaces pour réduire le risque, probabilité et/ou impact, quand ce risque s'il se matérialise aurait un effet jugé trop important sur l'atteinte des objectifs.
    Un danger réel pour une Entreprise est de mettre en place des moyens de contrôle aussitôt qu'un risque est identifié. Cela peut donner un sens de sécurité aux managers qui agissent ainsi car ils "se couvrent" vis à vis de leur hiérarchie mais cela ne peut aboutir qu'à une bureaucratie grandissante et une paralysie des capacité d'opération et d'initiatives de l'Entreprise.
    Un bon manager se reconnaît à sa capacité à trouver le juste équilibre entre contrôle et réduction de certains risques et acceptation des autres risques. Et une Entreprise dynamique à sa capacité à accepter que certains risques soient pris tels quels pourvu que la décision aient été faite en pleine connaissance de cause et ne soit pas le résultat d'une omission (risque non recensé) ou d'une erreur grossière de jugement (qui peut en particulier se produire quand le jugement n'a été fait que par une seule personne et n'a pas intégré toute l'expérience, les connaissances et la diversité d'un groupe de personnes)
     
  • Quels moyens de contrôle et de réduction des risques mettre en place?.
    • Comme dit précédemment, on peut accepter le risque et ne pas mettre de moyens de contrôle et de réduction des risques en place. Ce doit être le cas quand la probabilité d'occurrence est faible et/ou l'impact sur l'atteinte des objectifs est  jugé "acceptable". Un cas particulier est celui où le risque identifié est tel que nul moyen de contrôle efficace ne peut être mis en place pour réduire efficacement le risque. 
    • On peut "transférer" le risque. c'est typiquement ce qui est fait quand on prend une assurance. On couvre les risques qui auraient un impact inacceptable sur l'Entreprise mais il est logique d'accepter les "petits" risques, ceux qui sont acceptables: la franchise liée à un contrat d'assurance permet ainsi à chacun de définir quel risques il choisit de couvrir et ceux qu'il accepte de prendre.
    • On peut se "débarrasser" du risque en se "débarrassant" de l'activité qui est à l'origine du risque. Ce peut être le cas des activités périphériques d'une société. La société où je travaillais a ainsi vendu une partie de ses activités qui représentait quelques % de son chiffre d'affaires mais qui faisait courir un risque financier et d'image démesuré à l'ensemble de ses activités.
    • Les moyens de contrôle "classique" de réduction des risques sont bien connus : mise en place de procédures et de méthodes de travail, formation des employés, suivi d'indicateurs, contrôles de qualité et de conformité, audits, rapports et suivis, etc.    
  •  Quand arrêter de mettre en place des moyens de contrôle et de réduction des risques?
    • Pour un risque donné, il faut mettre des moyens de contrôle en place jusqu'à ce que le risque résiduel soit jugé acceptable. Il peut être jugé acceptable de seulement installer un passage à niveau automatique et de ne pas construire un pont...mais cette décision sur l'acceptabilité du moyen de contrôle dépend des densités et fréquences du trafic routier et ferroviaire qui conditionnent la probabilité d'accident.
    • Enfin, au cas où le risque se matérialiserait et où "l'incident redouté" se produirait, il est recommandé de se préparer à gérer au mieux les conséquences pour limiter l'impact. C'est typiquement le but des plans d'urgence, plans de poursuites d'activités, exercices incendie, cellules de crise, etc.
Je vais m'arrêter ici pour aujourd'hui. Notre prochain billet, s'interessera au lien entre moyens de contrôle et de réduction des risques et activités de simplification. Vous pouvez retourner à vos activité habituelles. Ciao, bonsoir.


P.S.1: A propos savez vous quel est l'endroit le plus dangereux pour les êtres humains ?............... ...................................................................
C'est le lit! ................................................
car les statistiques prouvent que 90% des personnes meurent dans leur lit.
Cette devinette absurde, qui confond les causes et les conséquences, peut nous aider à garder à l'esprit que même ne rien faire (rester au lit) comporte un risque et que un management efficace se reconnait à sa capacité à identifier et réduire les risques les plus significatifs et à accepter de "courir sa chance" avec les autres.

P.S.2: Actuellement on entend beaucoup parler du principe de précaution. Il ne faudrait pas que ce fameux principe de précaution vienne stopper tout progrès qui contribue à la réduction du risque global mais peut aussi créer de nouveaux risques. Toute avancée technologique fait courir des risques et si une société ne veut plus du tout être exposée à de nouveaux risques, elle ne peut plus mettre en oeuvre aucune avancée technologique. La ceinture de sécurité et l'air bag ont sans doute sauvé des millions(?) de personnes dans le monde. Heureusement que elles se sont imposées malgré les quelques milliers(?) de cas où elles ont pu être à l'origine de blessures ou de décès. Comme le manager qui voudrait se couvrir vis à vis de sa hiérarchie dès qu'un risque est recensé, les organismes gouvernementaux peuvent avoir la tentation d'interdire ou règlementer toute nouveauté aussitôt qu'elle peut faire courir un risque quel qu'il soit et quelle que soit son importance. Et d'autoriser toutes les nouveautés pour lesquelles on n'a pas pris la peine d'identifier les risques!. Il serait paradoxal que l'ignorance et la méconnaissance soient ainsi encouragés alors qu'une approche raisonnée des risques soit sanctionnée.

1 commentaire:


  1. Le deuxième billet d'une série de 3 sur la gestion des risques et la simplification

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