lundi 2 mai 2011

S'organiser pour être plus productif (Pour ne plus jouer à "Autant en emporte le temps!"


A la manière japonaise, un coin de mon jardin après re-engineering!
 Fidèle lecteur, ne perdez pas patience: la phase intense du re-engineering de mon jardin est en cours d'achèvement et bientôt j'aurai plus de temps à consacrer à ce blog et pourrai reprendre une fréquence normale de parution des billets. Il y a quelques mois j'avais publié un court billet Plus efficace en deux minutes dans lequel je citais David Allen. Je suis retombé hier sur l'article being more productive dans la Harvard Business Review où il parle d'un de ses conseils favoris pour gagner en productivité: "faire des listes". Une fois encore, je suis en accord avec lui car moi aussi je suis un fervent adepte de "faire des listes". Suivez moi pour une visite guidée sur le pourquoi et le comment de "faire des listes" qui vous aideront à booster votre productivité
Pourquoi faire des listes?
  • Pour ne pas oublier ce que on a à faire! La mémoire d'un individu normalement constitué n'est pas très bonne pour retenir des listes d'actions ou d'idées sur la durée. Si une demande d'action ou une idée n'est pas notée immédiatement sur une liste, il y a une probabilité non négligeable qu'elle soit oubliée ou rappelée trop tard. Ne vous ait-il jamais arrivé de vous rappeler d'avoir eu une idée "lumineuse" mais vous étiez incapable de vous souvenir de ce qu'était cette idée? Ne vous êtes vous jamais rappelé de ce que vous avait demandé un collègue de travail seulement quand vous le revoyez alors qu'il vient chercher le résultat de sa demande? Si cela ne vous ai jamais arrivé, vous devez être un super héros et n'avez pas besoin de listes.
  • Pour avoir une vue d'ensemble de tout ce que on a à faire. Comment autrement savoir si on aura assez de temps pour tout faire dans les délais que l'on fixe?  
Mais ne serai-je pas submergé sous le nombre d'articles que je dois rassembler sur ces listes?
  • Ce n'est pas une question pertinente. Si une action est sur la liste, c'est qu'elle doit être faite! Si une idée est sur la liste, c'est que vous pensez qu'elle peut être utile un jour. Ce n'est pas parce que cette action ou cette idée ne seraient pas sur une liste qu'elles n'auraient pas d'existence. La seule différence c'est que vous perdriez du temps à vous rappeler ce que vous avez à faire ou à expliquer pourquoi vous n'avez pas fait ce qui aurait du être fait ou que vous aurez à redécouvrir des idées que vous avez déjà eu mais que vous avez oublié. Faire des listes d'action et d'idées ne peut que faire gagner du temps.
  • Si par contre la quantité de travail exigée pour accomplir les actions est trop importante, vous pourrez anticiper et prendre les actions nécessaires pour traiter au mieux: déléguer certaines actions à d'autres, éliminer en connaissance de cause des demandes d'actions qui finalement peuvent ne pas être faites, négocier des délais de réalisation plus long avec les demandeurs, etc.  
Que faut-il faire apparaître sur ces listes?
  • Toutes les demandes qui vous sont faites et qui exigent du temps pour être faites, les demandes d'actions. Vous ne noterez pas les actions qui peuvent être faites en moins de deux minutes et que vous avez pris l'habitude de faire immédiatement (Plus efficace en deux minutes). Vous ne noterez pas les demandes que vous décidez de ne pas faire: si vous savez que vous ne la ferez pas, dites le immédiatement et oubliez cette demande. 
  • Toutes les choses qui ne vous sont pas demandées par quelqu'un mais que vous avez décidé de faire, ce que dans un billet précédent nous avons appelé le "travail" pour le distinguer des activités (Voir billet travail et activité). Noter tout sur une liste permet de mieux gérer son temps et de préserver l'équilibre entre temps passé à réaliser des activités et temps libre pour faire son "travail".
  • Une bonne pratique est sous chaque action de faire apparaître l'étape "suivante", celle qui pourra être facilement évaluée pour décider si elle a été faite. C'est une grande satisfaction d'être capable d'éliminer des choses qui ont été faites à chaque fois que on passe en revue la liste et de les remplacer par la nouvelle étape suivante. 
  • Dans le début de ce billet j'ai évoqué la possibilité d'incorporer aussi des idées sur ces listes. C'est quelque chose que je pratiquais: quand j'avais une "bonne" idée mais pour laquelle je n'avais pas d'application immédiate, je l'ajoutais sur la liste et de temps en temps trouvais dans cet inventaire d'idées quelque chose qui pouvait résoudre un problème ou me faire gagner du temps. C'est en quelque sorte une des nombreuses sources possibles de créativité ou sérendipité   (Voir billet sur sérendipité et les trois suivants)
Ces listes de "choses à faire" sont applicables aussi bien au niveau individuel qu'au niveau collectif et organisationnel.
Peu importe le support, l'important est de noter et de garder à jour. Vous êtes super organisé? Un tableau avec état d'avancement, priorités, dates, etc. Vous avez des idées à toute heure du jour et de la nuit? Rien ne vaut le petit carnet et le crayon. Vous voulez faciliter la mise à jour et rester flexible? Un simple document sur traitement de texte fera l'affaire. C'est cette solution que j'avais choisie combinée avec des petits papiers pour noter mes actions et idées quand je n'étais pas à coté de mon ordinateur. Tout est bon !

Ce sera tout pour aujourd'hui. Vous pouvez arrêter la lecture de ce blog et reprendre vos activités habituelles. Je vous retrouverai après ce long week-end. Ciao, bonsoir.

P.S.1: Un exemple de ces listes est donné dans mon billet de Janvier menu gourmand pour 2011. Un jour où je fourmillais d'idées, j'ai initié cette liste en notant une dizaine de sujets de billet qui me semblaient intéressants et depuis j'essaie de noter toutes les nouvelles idées. Et je dois dire que je suis très content d'avoir cette liste pour me donner des idées de sujets de billet les jours où je suis en manque d'inspiration.

P.S.2: Il y a longtemps que je ne vous ai pas parlé de mon camarade VERMOT. Je n'ai pu m'empêcher d'inventer (je pense) un mauvais calembour (Digne du VERMOT? je vous laisse juge) en cette période de Pâques. C'est un Italien qui avait eu le toupet d'aborder une jolie jeune femme qu'il ne connaissait pas à la sortie de la messe de Pâques et qui s'était fait fortement rabrouer. Savez vous comment les badauds qui avaient assisté à la scène (la cène?) la racontaient à leur connaissances? C'était un chaud latin qui n'avait pas froid aux oeufs et qui s'est fait sonner les cloches!

1 commentaire:

  1. Pourquoi ne pas faire des listes ? Cela rend plus fiable et plus efficace sans beaucoup d'efforts ! Plaidoyer pour des listes de tout sur tout et surtout pour ne pas oublier !

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