mardi 10 mai 2011

Traitez le comme un projet...pour gagner en efficacité


Un mariage en grandes pompes! A-t-il été traité comme un projet?
 Dans l'entreprise où je travaillais je me suis longtemps occupé de conduite de projets et de gestion du changement. Dans ce contexte nous coordonnions plus de 30 nouvelles initiatives par an  de nature et d'importance diverses pour un ensemble industriel d'environ 1500 salariés et 1000 sous traitants.
Le département Engineering traitait tous les projets de modification ou de nouvelles unités (Les projets "hard" qui impliquaient de nouveaux équipements pétrochimiques). Les initiatives dont nous nous occupions étaient toutes les autres, les projets "soft" qui agissaient sur l'organisation, les méthodes de travail, les processus, les nouvelles compétences technologiques, les systèmes d'information, etc. Quand une des initiatives ne progressait pas comme souhaité et que nous analysions les causes de ce dysfonctionnement, nous avons très souvent identifié que nous n'avions pas traité cette initiative comme un projet. On pourrait penser que dans un département consacré à la conduite de projets et gestion du changement, nous étions suffisamment sensibilisé pour "traiter comme un projet" toutes les initiatives.
Eh bien non, certaines passaient "au travers" et nous nous apercevions que nous les avions traité "en amateur", essayant "juste" de faire le travail et toujours le fameux grain de sable dans les rouages apparaissait (et de temps en temps il s'agissait plus d'un énorme rocher que d'un grain de sable). Et nous n'avions pas vu ce grain de sable (ou ce rocher) et comme par miracle quand nous avions prononcé la phrase magique "Traitons le comme un projet" et que nous agissions en conséquence, les rouages se remettaient à fonctionner correctement et l'initiative reprenait sa progression souhaitée.
Le présent billet va éclairer ce qu'il faut comprendre par projet et fera l'inventaire des divers éléments que comprend le "fameux" traitement de projet.
Suivez moi et vous aussi, vous aurez le pouvoir de "traiter comme un projet".

Que faut-il comprendre par projet?
Bien evidemment pour traiter une initiative "comme un projet", il faut déjà identifier que l'initiative en question est un projet.
Pour moi, un projet est toute action entreprise sur une base non récurrente, qui a un début et une fin et qui a pour objectif de fournir à la fin un "livrable" à un client. Donc est projet, tout ce qui ne fait pas partie de l'opération de tous les jours, qui elle même est souvent décrite et contrôlée via des processus opérationnels.
Dans une entreprise ou une structure professionnelle, d'après moi, il ne doit pas coexister les processus opérationnels, les projets et un ensemble d'actions et d'initiatives qui ne sont ni projets ni processus opérationnels. Toute action doit être identifiée comme processus opérationnel ou, par défaut, comme projet. Et si cette action est identifiée comme un projet, il faut la "traiter comme un projet". 
Et le miracle s'expliquait ainsi. Quand nous analysions pourquoi une initiative ne progressait pas comme souhaité, nous trouvions en général que cette initiative n'avait pas été identifiée comme étant un projet et qu'en conséquence nous ne la traitions pas comme un projet.
Aussitôt que nous décidions de la traiter comme un projet, les fameux grains de sable n'empêchaient plus les rouages de fonctionner.

Quels sont les caractéristiques du traitement et de la conduite d'un projet?
Il y a des dizaines des méthodes de gestion de projet mais dans mon expérience, les éléments critiques qui doivent être présents dans toute conduite de projet sont les suivants:
  • Un donneur d'ordre (Maître d'oeuvre, client, sponsor, "payeur" suivant les méthodes) bien identifié et impliqué dans la définition et réalisation du projet.
  • Un livrable bien défini, un calendrier, un budget.
  • Une charge de travail quantifiée et les ressources compétentes correspondantes allouées
  • Un cahier des charges fonctionnels
  • Un livrable qui satisfait le cahier des charges
  • Toutes les parties prenantes identifiées et gérées
  • Des méthodes structurées de coordination et communication adéquate vers l'équipe projet et vers les parties prenantes
  • Les risques identifiés et gérés
  • Des sessions de revue, discussion et validation avec le donneur d'ordre et les parties prenantes
  • Les responsabilités explicitées et structurées
  • Les mesures d'intégration du livrable dans la structure existante définies et incluses dans le périmètre du projet.
  • Des formations prévues et planifiées pour les personnes dont les méthodes de travail seront modifiées 
  • La documentation pour opération et maintenance
En fonction du type et de la taille du projet, chacun de ces éléments varie en importance mais si un seul de ces éléments est manquant ou défaillant, il y a une forte probabilité que les fameux grains de sable viennent perturber les rouages et empêcher le projet de progresser comme souhaité.
A l'inverse, si une initiative en cours n'a pas été traitée comme un projet mais est ensuite  identifiée comme un projet, et que les éléments manquants sont définis et mis en place, alors les fameux grains de sable devraient disparaître.
Ce traitement comme un projet s'applique d'ailleurs aussi bien dans la vie personnelle. En vue du passage au numérique, je viens d'adapter mes équipements en télévision. Rétrospectivement, j'ai vérifié ce que j'avais fait pour accomplir cette tâche et j'ai retrouvé tous les éléments critiques de le liste ci dessus.  Je vous en dirai un peu plus dans le prochain billet qui approfondira quelques uns des éléments critique du traitement projet.

Ce sera tout pour aujourd'hui. Vous pouvez arrêter la lecture de ce blog et retourner à vos occupations habituelles. et si par hasard, il se trouvait que votre occupation habituelle présente est en fait un projet, n'oubliez pas: "Traitez la comme un projet". Ciao, bonsoir.

P.S.: Ami lecteur, la liste des éléments critiques de traitement d'un projet telle que donnée ci dessus, comprend tous les éléments nécessaires au succès d'un projet tels que j'ai pu les identifier par expérience. Il se peut que d'après votre expérience, certains autres éléments non inclus dans cette liste soient nécessaires ou utiles. Si c'est le cas, n'hésitez pas à le signaler et je m'empresserai d'ajuster la liste en conséquence. Merci. pascal.vedel7@orange.fr

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