mardi 26 juillet 2011

S'appuyer sur la diversité pour un travail d'équipe efficace et efficient

Adopter une diversité de points de vue pour prendre de meilleures
décisions...et éviter les échecs!
Dans un des récents numéros du "Journal du Net - Économie et Management" j'ai parcouru un article sur la constitution d'une équipe idéale (Équipe idéale). L'auteur y décrit en 10 profils type de personnes, un "petit tour d'horizon des profils qui feront la richesse de votre équipe" : le bras droit, le technophile, etc.

Même si j'ai quelques réserves sur la pertinence de certains de ces profils, je suis d'accord avec l'esprit de cet article. S'appuyer sur la diversité des personnes permet de mieux travailler en groupe, d'être plus efficace pour le travail d'équipe et d'aboutir à de meilleures solutions. Ce billet recense trois domaines où la diversité peut ainsi être utilisée au mieux.

1. Comme dit dans l'article cité en préambule, constituer des équipes comprenant une grande diversité: diversité d'origine, de parcours, de culture, d'expérience, de personnalités permet de bénéficier d'une approche multi-facettes, de booster les capacités créatives, d'aider à trouver des solutions optimales et de faciliter les mises en place. Citons parmi les caractères les plus utiles pour le travail en groupe
  • Le "poilàgratteur": celui qui questionne et challenge "par nature" les décisions et points de vue de la majorité et aide une collectivité à ne pas se reposer sur ses lauriers et à sortir des chemins battus 
  • Le pointilleux, celui qui ne se satisfait pas des "à peu près" et des "non définis" et qui insistera pour que tout soit parfaitement discuté et défini avant de se lancer dans l'action
  • Le fonceur, celui qui veut "faire", et qui poussera la collectivité à prendre des décisions et à agir
  • etc.   
En fait, souvent, il ne s'agit que d'utiliser pour le bénéfice de la collectivité, les traits de caractère qui non contrôlés ou laissés à eux sont souvent des "défauts" et constituent des freins à l'efficacité et efficience dans le travail individuel. En individuel, le poilagratteur tendra à tout contester et aura de la difficulté à faire, le pointilleux voudra faire du perfectionnisme et sera peu efficient, le fonceur "foncera" sans se préoccuper des risques, etc. Bien utilisé ces "défauts" individuels deviennent des forces en collectif et renforcent les compétences de l'équipe.

2. Consulter un large panel de personnes pour refléter la diversité des parties prenantes
  • pour mettre en oeuvre des actions qui satisfont la plupart des parties prenantes,
  • et/ou pour anticiper les objections, réticences et oppositions et modifier les actions en conséquence ou préparer les arguments et stratégie et tactiques pour faire disparaître ou contourner les obstacles correspondants.
Il est particulièrement utile entre autre, d'impliquer des "candide", des personnes qui n'ont aucune connaissance préalable du sujet traité et qui poseront les bonnes questions.

3. Attribuer des rôles: l'esprit humain est beaucoup plus efficace et efficient si il doit se concentrer sur un seul type de tâches. Donc pourquoi ne pas attribuer chacun des rôles nécessaires à la conduite et gestion des tâches à des personnes bien spécifiées.
Par exemple pour chaque réunion on peut décider:
  • d'avoir un animateur clairement identifié qui est en charge de faire progresser les discussions en ligne avec l'agenda
  • de nommer quelqu'un qui s'assure que chaque participant a eu l'occasion d'exprimer ce qu'il souhaitait et éviter ainsi les frustrations (particulièrement utile avec des participants de nationalités et culture différentes, et pour lesquels les règles de travail en groupe sont différentes) 
  • de nommer quelqu'un responsable de surveiller l'avancement de l'agenda par rapport au temps et qui doit attirer l'attention de l'animateur en cas de dérive
  • de nommer quelqu'un pour s'assure que chaque action ou décision prise pendant la réunion est clairement exprimée, avec des objectifs et responsables bien définis et qui demande les éclaircissements requis en cas de besoin
  • de nommer quelqu'un qui sera chargé de préparer le compte rendu de réunion
  • etc...  
L'attribution des rôles change au gré des diverses réunions ou travail en groupe.
Distribuer des rôles revient en fait à créer artificiellement des visions différentes et des diversités d'approche. Une personne peut cumuler plusieurs rôles mais c'est à éviter si possible pour aider à bien se concentrer sur le rôle attribué et permettre à chacun de continuer à participer (aussi! et surtout!) au travail de la collectivité.
Dans mon expérience, cette attribution de rôle est extrêmement efficace. Elle peut aussi utilisé pour donner via un rôle, une "légitimité" à une personne introvertie ou peu à l'aise dans le travail de groupe et l'aider ainsi à plus s'impliquer dans la réunion ou le travail en groupe.

Ce sera tout pour aujourd'hui. Je ne peux que vous conseiller, en complément, la lecture d'un billet consacré à la diversité "dans la vie quotidienne"  Comprendre la diversité des autres pour se forger une opinion d'un auteur que je vous recommande, car il s'agit de moi même (sur le blog Ce monde où nous vivons). Ciao, bonsoir.


P.S.1: Il y a quelques années, j'ai même entendu parler d'une société qui avait crée une fonction à mi temps de "mouche du côche": une personne qui passait 50% de son temps à suivre l'avancement par rapport aux objectifs ou planning de tous les projets et actions en cours dans la société et qui relançait en cas de dérive. Ce ne devait pas être un travail facile ou valorisant pour la personne qui occupait cette fonction et je n'ai pas entendu dire que une telle fonction a été pérennisé. On peut cependant au cas par cas suivre cet exemple et nommer quelqu'un pour se concentrer temporairement sur un problème et catalyser sa résolution.
Je me rappelle avoir ainsi nommé un "monsieur Silice", quelqu'un qui était chargé de s'assurer que les réclamations clients pour "Concentration en silice inférieure aux spécifications" disparaissaient. Les responsabilités étaient éparpillées entre la production, la maintenance, le laboratoire, les approvisionnements: nommer "Monsieur Silice" ne changeait rien aux responsabilités mais introduisait dans l'organisation sur une base temporaire quelqu'un qui "officiellement" se concentrait sur le problème. Cela a enfin permis de résoudre le problème qui durait depuis des années.

P.S.2: Une certain nombre de tâches aussi peuvent bénéficier de cet effet de concentration et focalisation. Pour des audits sécurité par exemple je trouvais toujours plus efficace d'auditer un type particulier de risques à la fois et de ne pas chercher à couvrir tous les types de risques en même temps. Donc un audit dédié aux risques du travail en hauteur, un autre au travail sur machines tournantes, etc.
Dans la même logique, quand j'ai à commenter un rapport ou une note, j'en fais trois lectures :
  • la première lecture pour l'enchaînement des idées, la logique du raisonnement et la pertinence des conclusions. Pour cette lecture je revêt mon "habit d'hélicoptère", je regarde de haut.
  • La deuxième lecture pour la correction de l'orthographe et de la grammaire. je deviens "Pointilleux et coupeur de cheveux en quatre".
  • La troisième lecture va se concentrer sur le fond et j'endosse mes habits d'expert et/ou de candide (Je veux tout comprendre)    

2 commentaires:

  1. Ce commentaire a été supprimé par un administrateur du blog.

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  2. S'appuyer sur la diversité des participants pour booster le travail et les résultats d'une équipe

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