jeudi 25 août 2011

Changer à la recherche du temps perdu (Accompagnement du changement 1/10)

A la source du temps...(Horloge de Greenwich)
Depuis quelques semaines je m'intéresse fortement au domaine de la conduite du changement, et à cette occasion j'ai redécouvert un livre que j'avais reçu il y a une quinzaine d'années lors d'une formation organisée au sein de mon ancienne Entreprise "La cinquième discipline" de Peter Senge. Cet ouvrage est consacrée à "L'art et la manière des organisations qui apprennent" donc aux conditions qui doivent être encouragées au sein d'une collectivité pour qu'elle devienne une de ces "fameuses organisations apprenantes". S'il y a un domaine qui implique un changement profond du fonctionnement d'une collectivité c'est bien celui ci. En conséquence je me suis procuré récemment l'ouvrage "The dance of Change" par Peter Senge & al. , une des "séquelles" de "La cinquième discipline" qui traite des divers obstacles (Challenges) qui apparaissent  souvent lors de la conduite d'un tel tel profond changement au sein d'une collectivité.

Le premier obstacle évoqué dans "The dance of Change" et qui apparaît très souvent dès le lancement d'un projet de changement dans une collectivité est le manque de temps ("Not enough time")
  •  "Cela semble une bonne initiative mais j'ai déjà tellement à faire que je n'ai vraiment pas le temps...." - ce qui a au moins le mérite d'être non ambigu et de donner une vision réaliste de la situation.
  • Ou pire car cela peut susciter de fausses espérances "D'accord, je suis partant..." et ensuite, en pratique aucun temps disponible à consacrer à l'initiative, des absences à des réunions, des échéances non tenues,....
Alors comment "générer plus de temps", libérer du temps sur les activités en cours pour pouvoir le consacrer à de nouvelles activités ?
Je n'ai jamais beaucoup cru aux formations "gérer votre temps" qui vous apprennent à organiser l'agenda, à planifier, etc. et plus généralement à s'organiser pour "gagner du temps" à titre individuel. En général notre temps est fortement dépendant des organisations et des systèmes dans lesquels nous travaillons. Même si pour "gagner du temps" il ne faut pas négliger les améliorations qui peuvent être faites à titre individuel, ce sont en majorité la culture, les habitudes et les méthodes des collectivités où nous travaillons qui doivent être améliorées.  Le présent billet commente quelques unes des pistes pour gagner du temps qui m'ont paru particulièrement intéressantes et praticables lors de ma lecture de "The dance of Change"

Le livre parle de "Time flexibility", c'est à dire la capacité à réduire le travail sur des activités existantes, donc à gagner en efficacité et efficience, pour pouvoir consacrer le temps dégagé aux nouvelles activités souhaitées.
  • Regrouper les activités existantes pour diminuer leur nombre, éviter une trop grande dispersion et favoriser la focalisation. Cela peut être fait en inventoriant l'ensemble des activités en cours, en définissant les 4 ou 5 qui sont prioritaires, et en trouvant une logique qui permet de regrouper toutes les autres activités que l'on souhaite garder avec une de ces 4 ou 5 activités prioritaires
  • Encourager des périodes de travail sans interruption pour gagner en intensité et efficience des activités (Préconisation proche de celle que j'avais cité dans le billet trucs et astuces du travailleur)
  • Laisser le plus possible chacun gérer son temps et leur faire confiance pour gérer leur temps au mieux des intérêts de l'entreprise et des initiatives prioritaires (Soit l'opposé du micro management du "pointy haired boss" dans le monde de DILBERT)
  • Encourager les périodes de "sans rien de planifié" (Valuing unstructured time, slack time). Je ne peux qu'approuver cette recommandation qui crée des conditions favorables pour la réflexion, la créativité et autre sérendipité voir billet sur serendipité et billets associés)
  • Encourager les individus et l'organisation à identifier et éliminer les tâches "sans valeur ajoutée" souvent situées aux interfaces (Comme décrit aussi dans le billet se concentrer sur ses objectifs)
  • Dire NON aux aux jeux de pouvoir et politiques et aux demandes non essentielles. Plus facile à dire qu'à faire pour quelqu'un peu élevé dans la hiérarchie de la collectivité, mais on n'est jamais à l'abri de trouver un "sponsor" plus élevé qui peut aider.... Dire NON, reste un des leviers les plus efficaces pour gagner en efficacité et efficience; j'ai eu l'occasion d'évoquer ce point vis à vis des clients dans le billet soyez efficace, efficient, serviable et positif, dites NON
  • Tester des actions qui, vous pensez, peuvent faire gagner du temps et déployer celles qui fonctionnent. Une collectivité est un environnement complexe. Comme pour tous les systèmes complexes, il est difficile d'anticiper complètement les conséquences d'une action. Tester à une échelle limitée et si les conséquences positives surpassent les négatives, étendre le champ d'application.
  • Être clair et explicite sur les modes de décision: Il s'agit pour les décideurs et ceux ayant à participer à une prise de décision de clarifier et d'être explicite sur qui décidera in fine et par quel processus. Cela peut éviter des pertes de temps à divers niveaux des personnes impliquées dans la décision. C'est la première fois que j'entends cette recommandation et elle me parait très pertinente car par expérience j'ai constaté beaucoup de pertes de temps et d'efficience dans les organisations dus à des processus et systèmes "implicites" et que chacun pouvait interpréter à sa manière et suivant ses intérêts individuels. 
    • depuis le "Telling". Voici le problème et voici ce que j'ai décidé. Merci de le faire. Il ne sert à rien de passer du temps à essayer de résister ou d'infléchir la décision. Elle est prise et irrévocable
    • en passant par le "Selling": idem ci dessus mais la logique de prise de décision est expliquée.  Dans ce cas aussi pas besoin de gaspiller du temps à essayer de faire changer la décision.
    • le "Testing": Je vois le problème comme ceci et voici ce que je pense est la solution. Qu'en pensez vous? Ici des arguments significatifs peuvent emporter le morceau et faire adopter une autre solution. Cela vaut donc la peine de passer un peu de temps à réfléchir à la solution proposée.
    • le "Consulting": Voici le problème. Qu'est ce que vous proposez comme solution?. Le décideur adoptera in fine la proposition de solutions qui lui parait la plus adaptée.
    • Le "Co creating": Trouvons la solution ensemble. Nous avons 3 semaines. Dans ce cas, cela vaut la peine de passer le temps nécessaire pour arriver à une bonne décision collective et à un accord.
  • Enfin 3 domaines qui font sans doute partie du programme de toute formation de gestion du temps
    • Vérifier l'adéquation du temps consacré dans l'agenda aux divers types d'activité avec les priorités de la collectivité dans laquelle on travaille. Ajuster en conséquence.
    • Demander à son entourage comment ils perçoivent notre activité et la manière dont on partage son temps. Ajustez en fonction des feedbacks.
    • Déléguer autant que possible et ajuster au minimum le degré de supervision. 
Dans les prochains billets, nous examinerons d'autres types d'obstacles qui peuvent se mettre en travers de nos projets de changement et nous examinerons quelques unes des pistes que nous pouvons suivre pour accompagner le changement dans l'organisation et contourner ces obstacles. Au total je prévois une série d'une dizaine de billets sur ce sujet car vous l'avez peut être deviné il y a 10 de ces "challenges", les obstacles à la conduite et mise en place des changements, présentés dans le livre "The dance of Change".

Voila ce sera tout pour aujourd'hui. Vous pouvez arrêtre la lecture de ce blog et reprendre une activité normale. Je vous souhaite de trouver des pistes pour gagner du temps...pour que ayez plus de temps disponible à "gaspiller". Ciao, Bonsoir.

P.S.: je vous signale un site WEB qui est consacré à ne donner que des bonnes nouvelles et qui inclut une section de citations consacrées au changement et à la conduite du changement Citations sur le changement. Si vous voulez renouveller votre stock de citations...

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