jeudi 9 février 2012

créativité, innovation, ...isoler les grandes gueules, se remuer les meninges, ...and so on (2bis/2)

Le brainstorming, pour pimenter la génération d'idées...
A l'usine de fabrication du Tabasco en Louisiane
Vous êtes vous déjà trouvé dans une des ces situations?
Vous participez à une réunion pour un ordre du jour défini. A un moment dans la réunion, il est décidé de "se laisser aller", de "lacher la bride à la créativité" et de chercher des idées ou des solutions à un problème en utilisant la technique du brainstorming. Deux configurations différentes peuvent être choisies pour mettre en oeuvre cette session de brainstorming

  1. Première configuration: On demande à chacun d"écrire sur des Post It ses idées et propositions sur un problème qui la plupart du temps est peu structuré et mal défini. Chacun prépare ses 2 ou 3 idées seul dans son coin et va les coller sur un tableau. Ensuite chacun vote pour les idées et propositions qui lui paraissent les meilleures. On prends acte du vote et les 3 ou 4 idées ayant reçues le maximum de votes sont sélectionnées et constituent les pistes choisies pour études ultérieures.
  2. Deuxième configuration: On sépare les participants en 2 ou 3 sous groupes et chaque groupe "brainstorme" sur le sujet pendant une demie heure ou 3/4 heures. Les idées sont écrites sur un paperboard. Ensuite un représentant de chaque sous groupe vient présenter aux autres le résultat des réflexions de son sous groupe. C'est une présentation et pas une discussion. L'organisateur repart avec les paperboards et en fait une synthèse de laquelle seront extraites les pistes choisies pour études ultérieures.
Durant ma carrière, je me suis souvent trouvé dans ces situations. Je participais à l'exercice car accepter les manières de travailler et les us et coutumes d'une entreprise n'est ce pas ce que on appelle la culture d'une Entreprise? mais je "n'en pensais pas moins".
A l'issue de chaque session de brainstorming, je ressentais la même frustration et insatisfaction
  1. La réunion ayant été organisée pour des sujets variés, et le brainstorming ne constituant qu'une petite partie de la réunion, les participants au brainstorming avaient en général été sélectionnés pour les besoins des autres sujets et pas pour ceux du brainstorming. Il n'y avait pas de réunions spécifiques de brainstorming mais des brainstorming réalisés à l'occasion d'autres réunions. Les participants n'étaient pas souvent "divers" ou motivés puisqu'ils appartenaient à un même service, ou une même fonction ou à des niveaux hiérarchiques semblables.
  2. Quand le brainstorming était réalisé suivant la première configuration, avez-vous essayé de décrire  une idée originale sur un Post It taille classique 10 par 7 cm?
    • soit vous tentez de décrire complètement le concept et quelques mots d'explication qui illustrent la pertinence et intérêt de l'idée proposée ...et cela demande un certain nombre de mots...car si c'est original, ce n'est pas toujours simple à expliquer ...et le texte est illisible surtout avec un Post It collé sur un tableau ...et personne ne vote pour la suggestion
    • soit vous ne mettez que quelques mots et personne ne comprend le concept ...et personne ne vote pour lui
    • soit...encore pire ...les quelques mots sont mal interprétés et sont compris comme la solution "bateau" que tout le monde connaît déjà
  3. Dans la deuxième configuration il n'y a pas cross-fertilisation. Et pire encore, le représentant de chaque sous groupe est souvent celui qui a écrit les idées et suggestions des membres de son sous groupe et il n'a en général pas pu assimiler complètement les idées les plus créatives et n'est donc pas capable de les restituer. L'organisateur repart avec les papers-boards et tente d'en faire une synthèse...mais comme dans la première configuration, les idées originales ne sont soit pas comprises et n'apparaissent pas, ou sont mal comprises et sont confondues avec des idées "bateaux" soit sont exprimées de telle sorte que l'intérêt et les avantages de l'idée n'apparaissent pas.
Dans tous les cas, la valeur de ces sessions de brainstorming était proche de zéro et la créativité n'en ressortait certainement pas flamboyante.

Voici, ce que, il me semble, devraient être les fonctions et les objectifs à atteindre par une session de brainstorming
  1. Mettre les participants en situation pour bien comprendre un problème, le contexte, les tenants et aboutissants, les marges de décision et d'autonomie, les éléments de réponse qui sont attendus de la séance de brainstorming, les critères qui seront appliqués pour choisir une idée ou solution à la fin du processus...bref tous les éléments requis pour générer des idées couvrant l'ensemble de la problématique.
  2. Créer un environnement où la confrontations des idées et la diversité des personnes présentes favorisent la génération d'idées
  3. Donner la force d'un groupe pour travailler sur et enrichir toutes les idées et arriver à les présenter et formuler sous une forme attractive et pratique et qui soit compréhensible pour une personne qui n'a pas assisté à la réunion.
Après le brainstorming, chaque idée peut être évaluée plus complètement par quelques personnes. Puis sur la base des critères pré définis, des propositions sur le choix des idées et solutions à retenir peuvent être préparées. Ces propositions peuvent ensuite être présentée aux participants du brainstorming pour vérifier qu'il n'y a pas eu un malentendu ou une mauvaise interprétation. Cette proposition peut aussi être partagée avec une collectivité plus large pour recueillir encore quelques bonnes idées et améliorer les propositions. Et la décision finale sera faite par le décideur.

Je m'aperçois que ce que je décris devient un processus très proche de ce que certains nomment "Utiliser l'intelligence collective". Voir par exemple les écrits et ouvrages de Olivier Zara http://www.blog.axiopole.info/.
Utiliser l'intelligence collective d'une collectivité n'est ce pas profiter du nombre et de la diversité des points de vue pour générer des bonnes idées (Créativité) et co créer des "produits" robustes et qui apporteront une solution efficace à des besoins (Innovation)?

Comment mettre en oeuvre un brainstorming pour qu'il satisfasse aux fonctions décrites ci dessus?
  1. Bien préparer la réunion qui sera seulement et uniquement une réunion de brainstorming. Pas d'autres sujets à l'ordre du jour. Une durée de deux heures parait être le minimum nécessaire.
  2. L'organisateur doit choisir les participants en vue du brainstorming. Des personnes qui connaissent très bien le sujet, des "candides", des personnes très expérimentées et des jeunes embauchés, une diversité dans les des niveaux hiérarchiques et les filières de formation, etc.
  3. Formaliser les termes de références du brainstorming. 
  4. L'organisateur ou un délégué présente les termes de référence et répond aux questions tout en restant factuel. (1/2 heure nécessaire sans doute)
  5. L'organisateur peut, à titre personnel et pour initier le processus de génération d'idées proposer quelques réponses aux termes de références. Il est souhaitable que ces éléments de réponse contiennent déjà quelques idées inhabituelles ou provocatrices dont certaines inapplicables afin que ce qui est proposé n'apparaisse pas comme "la solution" mais comme le début d'une génération d'idées.
  6. Chacun est invité à générer et partager des idées. Chaque idée est acceptée. A ce stade il n'est pas nécessaire que chacun comprenne mais il s'agit de collecter un grand nombre d'idée qui chacune auront au minimum un "champion" prêt à les défendre et à expliquer pourquoi ils pensent que c'est une bonne idée. (1/2 heure utile sans doute, avec un animateur invitant des idées successivement sur chacun des éléments des termes de référence afin de couvrir tout le sujet). Cette partie permet à chacun de bâtir sur les idées des autres.
  7. Chaque idée est explicitée par son "champion" afin qu'elle soit comprise par tous; elle est enrichie des suggestions, accompagnée des forces et des faiblesse déjà identifiées et l'ensemble est exprimé sous une forme compréhensible par un non participant à la réunion. Cette étape devrait durer au moins une heure et peut être plus en fonction du nombre d'idées.
  8. Pour arriver à effectuer ce travail, les étapes de génération d'idées et de travail de clarification et reformulation ne doivent pas être organisée dans des groupes supérieurs à 6 ou 7 personnes. S'il y a plus de participants, la présentation et questions initiale peut être faite avec tous les participants et ensuite les participants sont répartis en sous groupes. Suivant l'étendue du problème ou des termes dé références, chaque sous groupe peut travailler sur une partie ou sur l'ensemble.
  9. Quel que soit le format choisi, il faut s'assurer que chacun participe. Cela comprends deux aspects
      - éviter que certaines personnes ne monopolisent le temps de parole. Certains suggèrent de rassembler dans un même sous groupe toutes les "grandes gueules", experts et "chefs" qui peuvent avoir une tendance à vouloir faire passer "en force" leurs opinions et convictions
      - faire parler les personnes qui auraient tendance à ne pas se manifester en leur donnant formellement la parole et en sollicitant leur avis 
  10. Et ensuite comme décrit auparavant, "chaque idée peut être évaluée plus complètement par quelques personnes. Puis sur la base des critères pré définis, des propositions sur le choix des idées et solutions à retenir peuvent être préparées. Ces propositions peuvent ensuite être présentée aux participants du brainstorming pour vérifier qu'il n'y a pas eu un malentendu ou une mauvaise interprétation. Cette proposition peut aussi être partagée avec une collectivité plus large pour recueillir encore quelques bonnes idées et améliorer les propositions. Et la décision finale sera faite par le décideur".
Olivier Zara, dans son livre le management de l'intelligence collective, décrit une méthode de "brainstorming" beaucoup plus encadrée (Chacun prends la parole à son tour, etc..) qui devrait donner de bons résultats quand le besoin de créativité est moindre et la partie co-création en utilisant les connaissances de chacun -c.a.d. l'intelligence collective- relativement plus importante.

Toutes les techniques de créativité que j'ai déjà évoquées dans mes précédents billets ou d'autres peuvent être mises à contribution pendant la phase recherche d'idées. Exploiter et rebondir sur les "mauvaises" idées peut aussi être une puissante source de "bonnes" idées.

Avec cet article qui porte le numéro 2bis, je pense avoir terminé ma série de billets sur la créativité et innovation. A moins que d'autres bonnes idées ne me viennent à l'esprit; qui m'inciteraient à poursuivre dans ce domaine. Quelles que soient les précautions que l'on peut prendre, on n'est jamais à l'abri d'être frappé par une bonne idée... et alors on ne sait pas où et quand cela s'arrête! 

Voila ce sera tout pour aujourd'hui. Je vous souhaite d'avoir des méninges agiles et créatives. Ciao, bonsoir.

P.S.: Voici aussi un article en Anglais qui présente 6 trucs pour un remue méninges plus efficace http://edition.cnn.com/2012/01/19/business/six-tips-better-brainstorming/?hpt=hp_bn8... Je souscrit à tout ce qui est décrit dans cet article et qui couvre certains des éléments de ce billet.

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