lundi 24 septembre 2012

Du travail collectif ou individuel, face à face ou virtuel : Réunion ou pas réunion, telle est la question (1/2)

Réunion au sommet
(sur le parking d'une raffinerie à Durban, Afrique du Sud)
Vu dans "le journal du Net, Management" 10 conseils sur "Que faire pendant une réunion ennuyeuse?"
Je trouve que quelques conseils sont pertinents tels que "écourter la réunion", etc. La plupart des autres suggèrent d'occuper son temps à des activités étrangères au sujet de la réunion (Répondre à ses mails, jouer, consulter les résultats sportifs, etc) ce qui me semble aller à l'encontre de règles "raisonnables" en matière d'organisation et du management.
J'aspire peut-être à un environnement de travail idéal mais je pense que si une personne s'ennuie dans une réunion, il n'y a que deux possibilités
  • soit le participant qui s'ennuie n'a rien à faire dans la réunion, et il devrait en sortir
  • soit la réunion est mal organisée ou préparée et il faudrait prendre des mesures pour éviter que cela se renouvelle
Je vous propose aujourd'hui de réfléchir ensemble à la logique d"organisation d'une réunion et d'esquisser des pistes pour éviter que les participants ne s'y ennuient, ce qui est frustrant et démotivant pour les participants et inefficace et non efficient pour la collectivité.
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Définissons tout d'abord ce qu'il faut entendre par réunion. Pour moi, cela comprends au minimum une convocation pour un créneau horaire, une liste des participants et un agenda. Avec cette définition, une réunion peut être tenue en "face à face", tous les participants se rassemblant dans une même salle ou elle peut être virtuelle, les participants étant dans des lieux dispersé et communiquant par téléphone ou si possible avec un système de visio-conférence.

Pourquoi organiser et convoquer une réunion? C'est quand on a besoin d'une interaction entre les participants pour générer des idées, faire progresser une réflexion ou une analyse; prendre une décision ou échanger sur des méthodes et des manières de faire qui pourraient intéresser tous les participants. A contrario, je pense que tout ce qui peut être fait en individuel ou à seulement quelques personnes, ne doit pas être fait dans une réunion.
Donc on ne devrait pas discuter en réunion - et donc ne pas mettre sur l'agenda -
  • des sujets de pure information
  • des sujets qui n'intéressent qu'une minorité des participants
  • des tours de table qui n'ont pour but que de permettre "au chef" de se tenir au courant des activités de ses équipes
Comment, d'après moi, organiser de bonnes réunions?
  • L'agenda et la liste des participants sont communiqués à l'avance et chacun comprends pourquoi il est convoqué à la réunion.
  • Si, au vue de l'agenda une personne pense qu'elle ne pourra pas apporter une valeur ajoutée, elle doit en discuter avec l'organisateur et décider en commun des suites. Soit présence d'une personne plus adéquate ou pas de présence du tout.
  • Pour des raisons de commodité, il peut être jugé efficace de mettre à l'agenda de la réunion des sujets qui n'intéressent pas une majorité des participants. Dans ce cas, il faut détailler les horaires de ces discussion spécifiques afin de permettre aux autres participants de ne pas y participer. Une solution simple est de placer les sujets spécifique en début ou en fin de réunion et de préciser les horaires de début ou de fin de ces discussions. 
  • Tout ce qui est pure information devrait être formalisée et distribuée avant la réunion; un être humain "normal" absorbe des informations écrites quatre fois plus vite par écrit que lors d'une présentation. Alors pourquoi vouloir passer une heure à écouter des informations, alors qu'il aurait suffi d'un quart d'heure pour "digérer" ces mêmes informations par écrit. 
  • Si les informations sont distribuées à l"avance cela permet non seulement de faire gagner du temps à tous les participants, mais cela permet aussi à chacun d'avoir un temps de réflexion sur le sujet avant la réunion et donc, d'avoir des interactions plus riches et plus réfléchies pendant la réunion.
  • Il doit être précisé sans ambiguïté que chacun des participants doit avoir pris connaissance des informations avant la réunion. Il n'y aurait rien de plus inefficace que d'avoir à présenter toutes les informations pendant la réunion parce que certains des participants ne les auraient pas lus. C'est alors que ceux qui les auraient lus avant, perdraient leur temps et s'ennuieraient. Une réunion ne doit pas être une voie de recours pour les personnes qui ont la paresse intellectuelle de lire les informations au préalable ou qui n'ont pas la discipline pour le faire. C'est une habitude à prendre.
Quand convoquer des réunions face à face et quand y-a-t'il possibilité de les organiser en "virtuel"?
  • Il va de soi que la question du face à face ou du virtuel, ne se pose que quand les participants sont dispersés sur plusieurs lieux géographiques. Il est significatif que, dans l'article sus-cité, les illustrations représentent seulement des participants présents dans la même salle. La possibilité d'organiser des réunions virtuelles est encore souvent peu utilisée par beaucoup d'organisation.
  • Si tous les participants, sont sur le même site, organiser de préférence des face à face: les interactions entre les participants, raison d'être d'une réunion, en seront facilitées.
  • Si les personnes ne se connaissent pas, il est préférable d'organiser une réunion en face à face. Ensuite quand ils se connaissent les réunions pourront être virtuelles.
  • Je crois fermement que la sérendipité permet de mettre de l'huile dans les rouages et est un élément important dans l'efficacité et les capacités d'innovation d'une organisation cf. billets serendipité1, serendipidité2, serendipidité3. La réunion face à face permet de créer des conditions favorables à la sérendipité ce que, dans mon expérience, les réunions virtuelles ne permettent pas. Lors des réunions face à face, prévoir en conséquence des pauses "machine à café" pour favoriser les échanges et discussions informelles entre participants.
  • Dans un prochain billet, nous aborderons les conditions de succès des réunions virtuelles. Si de bonnes conditions sont réunies, une réunion virtuelle peut être aussi fructueuse qu'une réunion face à face.
En conclusion quand les participants sont dispersés géographiquement, et hors des cas quand les participants ne se connaissent pas ou quand on souhaite créer des conditions propices à la sérendipité, toutes les réunions peuvent être organisées virtuellement. Cela évite des déplacements, de la fatigue pour les participants et réduira les coûts et les pertes de temps pour la collectivité.

Voila ce sera tout pour aujourd'hui. Ce billet aura une suite qui examinera les conditions de succès des réunions virtuelles, fera le lien entre les réunions et ce qui est généralement appelé l'intelligence collective et ouvrira la réflexion sur les attentes qui peuvent être différentes pour les diverses générations (génération Y, etc.)

Vous pouvez arrêter la lecture de ce blog et aller occuper agréablement votre temps en réunion. Ciao, bonsoir.


P.S.1: A un moment a circulé dans mon ancienne entreprise une grille de "Bullshit bingo" ("Loto foutaises"). Nous avions une grille 5 sur 5 avec 25 mots "à la mode et passe partout" (Buzzword) qui sont en général utilisés quand celui qui parle veut "montrer qu'il sait, même quand il ne sait pas!" tels que "synergie", "création de valeur", "ravissement du client", etc.... Le but était de bien écouter ce que disait la personne qui parlait, de noter sur la grille chaque fois qu'un des mots était utilisé, et d'être le premier à crier "bingo" quand on avait trouvé 5 mots alignés horizontalement, verticalement ou en diagonale. Cela avait au moins le mérite de nous forcer à écouter ce qui était dit...Ce type de jeu est un des conseil de l'article du journal du Net (sic!). Pour avoir la vision "Dilbert" de ce jeu cliquez sur  http://dilbert.com/fast/1994-02-22/ et pour en savoir plus consultez par exemple http://olivier.davy.free.fr/misc/bullshit/
Nous n'y avons jamais joué 'en vrai" mais le concept est très amusant

P.S.2: Pourquoi avons nous tendance à penser aussitôt "face à face" quand nous évoquons une réunion? Je pense que c'est entre autre du au mode d'enseignement en France où la plupart des formations sont face à face avec le professeur qui explique et les élèves qui prennent des notes. Dans d'autres pays les méthodes d'enseignement peuvent être très différentes et d'après mon expérience, les réunions sont plus courtes, moins nombreuses et plus souvent virtuelles cf. par exemple Un système d'enseignement déconcertant en Finlande

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