lundi 3 juin 2013

Prendre l'ascenseur avant la rude montée par l'escalier, pour une meilleure efficacité et une communication plus performante!

Prendre de la hauteur avec l' "elevator talk"
Ce billet rappelle ce que sont "elevator talk" ("argumentaire en 2 minutes") et "executive summary" ("L'essentiel pour gens pressés") et décrit pourquoi il vaut mieux les concevoir et les préparer au début d'un travail plutôt qu'à la fin.

Amis lecteurs, je déteste utiliser des mots anglais quand j'écris en Français. Mais je ne connais pas de bons équivalents pour "elevator talk" et "executive summary" et je continuerai donc à les utiliser dans le reste de ce billet. Si vous avez des suggestions sur des traductions astucieuses n'hésitez pas à les soumettre et notre langue et notre culture française vous en seront reconnaissants! 

Merci de me laisser la chance de vous expliquer pourquoi.

1. Deux minutes pour convaincre 
Il y a quelque temps, je suis tombé sur un article Réussir son pitch pour convaincre en deux minutes. Cet article donne des conseils pour écrire et présenter un argumentaire efficace pour faire passer votre message à votre cible en un temps très court. En résumé, les critères recommandés par cet article sont :
  • Se fixer un objectif en sachant où l'on veut entraîner son interlocuteur.
  • Identifier vos messages à faire passer.
  • Être clair, net et précis, sans jargon, juste l'essentiel avec des mots simples.
  • A bannir : tous les termes techniques, les acronymes, la langue de bois et le franglais, quand c'est possible.
  • Structurer votre présentation : entrée, plat, dessert. Composer une histoire fluide, une véritable bande annonce.
  • Utiliser des métaphores et des analogies pour rendre vivant votre discours.
  • Mettez le ton et de l'émotion, entraîner-vous à la maison.
  • N'oubliez pas de sourire, d'articuler, de contrôler votre débit de paroles, respirez, tenez-vous droit et conservez vos pieds ancrés au sol.
Dans la société où je travaillais, nous avions coutume d'appeler "elevator talk" ce genre de discours. Pourquoi cette appellation?
Imaginez que vous rêviez d'avoir la possibilité de présenter au comité de direction de votre société un projet que vous avez imaginé et auquel vous croyez fermement. Pas facile car vous n'avez jamais l'occasion de les rencontrer et il y a plusieurs niveaux hiérarchiques entre vous et eux. Un jour vous attendez l'ascenseur quand le PDG de votre société y pénètre aussi: son ascenseur privé devait être en panne. Vous êtes seuls tous les deux dans l'ascenseur, vous allez au 40ème étage et vous avez deux minutes pour exposer votre idée au PDG et le convaincre.
Êtes-vous préparé à saisir cette opportunité si elle se présente et seriez-vous capable de débiter un "elevator talk" qui soit clair et convaincant?.

2. L'essentiel d'un document pour les personnes pressées
Souvent j'ai remarqué que quand on travaille sur un projet, sur un sujet, une idée....on commence par l'analyser, définir les grandes lignes, choisir entre les options, travailler sur les détails, etc. Et c'est seulement quand presque tout "est bouclé" et écrit qu'on se pose la question de communiquer sur le sujet et de préparer éventuellement un résumé, une "accroche" ou ce qui existe surtout dans le monde Anglo-saxon un "executive summary" ("L'essentiel pour gens pressés"). C'est un écrit de une ou deux pages maximum, qui présente le contexte, résume les divers éléments et arguments inclus dans le coeur du document écrit, survole le cheminement de la pensée et de la logique pour aboutir aux principales conclusions et recommandations. Une fois lu cet executive summary on doit tout savoir sans avoir besoin de lire le document principal !. On n'a pas les détails mais on doit avoir compris la ligne de pensée qui permet de se forger une opinion et éventuellement de prendre une décision.

3. Prendre l'ascenseur avant d'entamer la longue montée des excaliers
J'ai découvert (?) il y a quelque temps qu'il était souvent plus efficace de rédiger un elevator talk tout au début avant de commencer à travailler sur un projet, un sujet, une idée, etc.
De même, quand on écrit une note ou un article, il est plus efficace de rédiger l'executive summary avant même de commencer à rédiger le corps de la note ou de l'article.

Procéder de cette façon présente de multiples avantages
  • Cela oblige à structurer sa pensée autour d'une ou deux idées principales et sert de fil conducteur pendant le reste du travail. Du coup ce reste du travail devient beaucoup plus focalisé sur l'essentiel, gagne en clarté et en efficacité de communication.
  • Cela permet d'identifier plus facilement les projets, sujets, idées, etc. qui ne méritent pas d'être poursuivis ou ceux qui ont besoin d'être ré-examinés avant d'y consacrer du temps et des ressources.
  • Cela aide à donner une vision commune et partagée à tous les intervenants. L'ensemble du document, du travail, du projet ou des idées doit rester cohérents avec l'excutive summary ou elevator talk. Si ce n'est plus le cas, il y a un besoin critique de ré-examiner l'ensemble. Au cours de ma vie professionnelle j'ai vu parfois des équipes travailler sur un problème qui finalement n'existait pas ou qui revenaient avec la solution à un autre problème que celui qui avait été posé initialement.
  • Il existera sans doute des cas où c'est en travaillant sur le corps du sujet qu'on identifiera que certains éléments de l'elevator talk ou executive summary ont besoin d'être ajustés. il suffira alors de réviser en conséquence elevator talk ou executive summary et on aura gagné en transparence sur les raisons pour lesquelles l'idée initiale finalement n'était pas la bonne et qu'il a fallu décider d'une autre voie. Cette transparence est utile pour démontrer que vous n'êtes pas bloqué dans des a priori et des idéologies, consolider l'opinion de vos interlocuteurs sur la solidité de vos arguments et l'objectivité des éléments utilisés et renforcer ainsi votre pouvoir de conviction.
  • Cela facilite la présentation du travail à d'autres et rend plus aisé le recueil des avis, commentaires, critiques et suggestions.
A la re lecture, j'espère, mais ne suis pas sur, que j'ai bien réussi à présenter "mon cas". Dans ce domaine, rien ne vaut l'expérience personnelle: la prochaine fois que vous en aurez l'occasion, je vous encourage à essayer cette approche...et je suis convaincu que vous ne le regretterez pas.
Merci de votre attention. Vous pouvez reprendre le cours de vos activités habituelles. Ciao, bonsoir.



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